Регламент роботи

                                   ЗАТВЕРДЖЕНО:                                                           

               Наказ голови Томаківського районного  

суду Дніпропетровської області

№  44/з від 16.07.2015 року

 

 

РЕГЛАМЕНТ

роботи Томаківського районного суду Дніпропетровської області

 

1.     Загальні положення

 

1.1.      Регламент роботи Томаківського районного суду Дніпропетровської області (далі – Регламент) - це локальний нормативний акт, розроблений на підставі чинного законодавства України, який з урахуванням посадових обов'язків працюючих, Правил внутрішнього трудового розпорядку, визначає механізм взаємодії голови суду, керівника апарату суду з суддями та працівниками апарату районного суду, щодо реалізації їх повноважень, завдань та цілей.

1.2.      Затвердження, скасування Регламенту, внесення змін та доповнень до нього здійснюється наказом голови Томаківського районного суду Дніпропетровської області (далі – суд).

1.3.      Дотримання вимог Регламенту є обов'язковим для всіх працівників  суду.

1.4. Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямків діяльності суду та складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Організація роботи суду та її планування.

3. Порядок підготовки і проведення апаратних нарад, зборів суддів та інших організаційних заходів.

4.  Організація роботи з кадрами.

5. Організація роботи з документами.

6. Порядок роботи із  зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію, організація прийому громадян.

7.   Порядок зберігання і використання печаток,  штампів і бланків суду.

8. Порядок складання статистичної звітності та аналізування роботи суду.

9. Заходи безпеки щодо збереження справ та матеріальних цінностей в суді.

10. Робочий час  і його використання.

 

2. Організація роботи суду та її планування

 

2.1.     Томаківський районний суд Дніпропетровської області  очолює голова суду.

2.2.     До начальницького складу суду входять: голова суду, керівник апарату суду та заступник керівника апарату суду.

2.3.     Голова суду:

- представляє суд як орган державної влади у зносинах з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, фізичними та юридичними особами;

- контролює ефективність діяльності суду в цілому;

- вносить керівникові територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області подання про призначення на посаду керівника апарату суду, заступника керівника апарату суду та про звільнення їх з посад, а також про застосування до керівника апарату суду, його заступника заохочення або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до законодавства;

- забезпечує виконання рішень загальних зборів та зборів суддів суду;

- контролює ведення в суді судової статистики та узагальнюючої практики розгляду справ з метою підвищення якості судочинства;

- з питань, що належать до його адміністративних повноважень, видає накази і розпорядження, на підставі акта про призначення (обрання) суддею чи звільнення судді з посади видає відповідний наказ;

- здійснює інші повноваження, визначені Законом.

2.4.     Апарат суду очолює керівник апарату, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області за поданням голови суду.

2.5.     Керівник апарату Суду:

- здійснює безпосереднє керівництво  апаратом суду, забезпечує організованість  та злагодженість у роботі підрозділів суду, працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат суду щодо організаційного забезпечення діяльності суду;

- здійснює безпосереднє керівництво діяльністю кадрової служби, забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби в апараті суду;

- призначає на посаду та звільняє з посади працівників апарату суду, застосовує до них заохочення та накладає дисциплінарні стягнення.

- несе персональну відповідальність за належне організаційне забезпечення суду, суддів та судового процесу, функціонування автоматизованої системи документообігу, інформує збори суддів про свою діяльність;

- здійснює інші повноваження з організації роботи апарату суду визначені Законом України «Про судоустрій і статус суддів», Положенням про апарат Томаківського районного суду Дніпропетровської області (далі - Положення про апарат суду), посадовими інструкціями та наказами голови суду щодо забезпечення діяльності суду.

2.6.     Заступник керівника апарату суду призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області за поданням голови суду.

2.7.     Розмежування обов’язків між керівником апарату та його заступником, визначення ступеня їх відповідальності регулюється посадовими інструкціями, внутрішніми наказами голови та керівника апарату суду, а також  Положенням про апарат суду.

2.8.     До апарату Суду для кадрового та фінансового обслуговування прикріплюються помічники суддів, на яких поширюється дія Закону України «Про державну службу». Правовий статус помічників суддів визначається Законом України «Про судоустрій і статус суддів» та Положенням про помічника судді.

2.9.       Порядок організації діяльності апарату суду, пов’язаний із здійсненням його повноважень, встановлюється Положенням про апарат суду.

2.10. Суд проводить свою роботу згідно з планом, розробленим за його основними напрямами діяльності на півріччя.

2.11. Пропозиції до проекту плану роботи подаються голові суду, керівником апарату суду два рази на рік, разом з піврічним та річним звітами.

2.12. План роботи суду обговорюється на оперативній нараді працівників апарату суду і затверджується головою суду.

2.13. Контроль за виконанням плану роботи суду здійснюється головою суду.

 

3. Порядок підготовки і проведення апаратних нарад,

зборів суддів та інших організаційних заходів

 

3.1. Збори суддів суду - зібрання суддів Томаківського районного суду Дніпропетровської області, на якому вони обговорюють питання внутрішньої діяльності суду та приймають колективні рішення з обговорюваних питань. Збори суддів скликаються головою суду за власною ініціативою або на вимогу не менше третини загальної кількості суддів, які працюють у суді. Збори суддів  районного суду скликаються головою суду у міру потреби, але не рідше одного разу на три місяці. Збори суддів є повноважними, якщо на них присутні більше половини від загальної кількості суддів районного  суду. На збори суддів можуть запрошуватися працівники апарату суду, інші особи. У голосуванні беруть участь судді районного суду.

3.2. Збори суддів є повноважними, якщо на них присутні не менше двох третин кількості суддів, які працюють у суді; на збори суддів можуть запрошуватися працівники апарату суду, судді у відставці, представники громадськості, інші особи. У голосуванні беруть участь лише судді суду.

3.3. Збори суддів:

- обговорюють питання щодо внутрішньої діяльності суду чи роботи конкретних суддів або працівників апарату суду та приймають з цих питань рішення, що є обов’язковими для суддів та працівників суду;

- визначають спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій справ;

- приймають рішення про обрання суддів на адміністративні посади та звільнення з цих посад;

- визначають рівень навантаження на суддів суду з урахуванням виконання ними адміністративних або інших обов’язків;

- заслуховують звіти суддів, які обіймають адміністративні посади в цьому суді, та керівника апарату суду;

- здійснюють інші повноваження, передбачені Законом України «Про судоустрій і статус суддів».

3.4. Збори суддів обирають таємним голосуванням делегатів на з’їзд суддів України; обирають таємним голосуванням делегатів на спільні збори суддів місцевих загальних судів в Автономній Республіці Крим, за принципом один делегат від десяти суддів.

3.5. Збори суддів можуть звертатися з пропозиціями щодо питань діяльності суду до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, які зобов’язані розглянути ці пропозиції і дати відповідь по суті; можуть обговорювати питання щодо практики застосування законодавства, розробляти відповідні пропозиції щодо вдосконалення такої практики та законодавства; вносити відповідні пропозиції на розгляд до вищого спеціалізованого суду та Верховного Суду України.

У порядку, встановленому Законом України «Про судоустрій і статус суддів», збори суддів місцевих загальних судів, обирають слідчих суддів.

3.6. Рішення зборів суддів приймається більшістю голосів суддів, присутніх на зборах, відкритим голосуванням, якщо не буде прийнято рішення про проведення таємного голосування. Рішення щодо обрання на адміністративні посади або звільнення з цих посад, а також про обрання делегатів на спільні збори суддів місцевих загальних судів приймаються таємним голосуванням.

3.7. Виконання рішень зборів суддів за дорученням зборів покладається на голову суду.

3.8. Оперативні наради суддів проводяться у разі необхідності, але не рідше одного разу на два місяці.

3.9. Апаратні наради поводяться керівником апарату суду або його заступником по мірі необхідності, але не рідше одного разу на місяць.

3.10. Кожні збори працівників апарату суду, нарада суддів або апаратна нарада  протоколюються заступником керівника апарату суду. Рішення прийняті на зборах та нарадах, оформляються не  пізніше ніж у дводенний строк протоколами.

3.11. Протокол підписується головуючим на нараді або зборах та секретарем, нумеруються за порядком складання в межах календарного року та  формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ з кадрового діловодства.

4. Організація роботи з кадрами

 

4.1. Контроль за організацією роботи з кадрами, а також веденням кадрового діловодства здійснюється керівником апарату суду, який призначає на посаду та звільняє з посади працівників апарату суду, застосовує до них заохочення та накладає дисциплінарні стягнення. Добір державних службовців здійснюється на конкурсній основі, або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.

4.2. Ведення кадрового діловодства у суді здійснюється заступником керівника апарату суду, який керується Конституцією України, Законами України, Постановами Верховної Ради України, Указами та розпорядженнями  Президента України, постановами  та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, декретами, наказами, розпорядженнями, вказівками ТУ ДСА України в Дніпропетровській області та цим Регламентом.

4.3. Тривалість робочого часу працівників суду визначається відповідно до законодавства про працю, з урахуванням особливостей, визначених Законом України «Про державну службу», Правилами внутрішнього трудового розпорядку.

4.4. Правовий статус працівників апарату суду – державних службовців визначається Законом України «Про державну службу». Працівники апарату  суду приймаються і звільняються з посад наказом керівника апарату  суду. Порядок прийняття та звільнення помічників суддів регулюється окремим Положенням про помічника судді.

4.5. Прийняття на роботу службовців та технічних працівників здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.

4.6. Прийняття кандидатів на державну службу в апарат  суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено чинним законодавством України.

4.7. Порядок призначення та звільнення керівника апарату  суду та його заступника регулюється законом України «Про судоустрій і статус суддів»,  Положенням про апарат  суду і цим Регламентом.

4.8. Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад в апараті  суду регламентується Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України.

4.9. Правові та організаційні засади проведення іспиту кандидатів на заміщення   вакантних посад державних службовців визначаються порядком проведення іспиту, який затверджується наказом керівника апарату  суду.

4.10. Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців в апараті  суду наказом керівника апарату  суду утворюється конкурсна комісія у складі голови, заступника, секретаря і членів комісії.

4.11. Рішення про проведення конкурсу приймається керівником апарату  суду за наявності вакантної посади державного службовця.  

Інформація про наявність вакантних посад державних службовців в  апараті  суду підлягає обов'язковому опублікуванню на інформаційній веб-сторінці  суду в 3-х денний термін з дня виникнення вакансії, де зазначаються усі умови проведення конкурсу та участі в ньому, в такий  же термін з дня зайняття вакантної посади державного службовця дана  інформація відповідно оновлюється, у такому ж порядку публікується інформація щодо виникнення та зайняття вакантних посад суддів.

4.12. Особи, які претендують на зайняття посад державних службовців апарату суду до призначення або обрання на відповідну посаду подають в установленому Законом України «Про запобігання корупції» порядку декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік.

4.13. Рішення про призначення на посаду державного службовця та зарахування до кадрового резерву приймає керівник апарату  суду на підставі пропозицій конкурсної комісії. Призначення на посаду помічника судді здійснюється без конкурсного відбору на підставі письмового подання судді керівником апарату суду з врахуванням порядку, встановленого Положенням про помічника судді.

4.14. При прийнятті осіб на державну службу за рекомендацією конкурсної комісії може встановлюватись випробувальний термін до шести місяців.

4.15. Якщо протягом терміну випробування встановлено невідповідність працівника посаді, на яку його прийнято, особа звільняється з роботи відповідно до Кодексу законів про працю України.

4.16. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитися в установленому порядку стажування терміном до двох місяців із збереженням заробітної плати за основним місцем роботи. 

4.17. Особи, які вперше призначаються на державну службу, приймають Присягу державного службовця з одночасним присвоєнням відповідного рангу (якщо не встановлено випробувальний термін).

4.18. Судді та працівники апарату суду - державні службовці, зобов’язані щорічно до 1 квітня подавати шляхом заповнення на офіційному веб-сайті Національного агентства декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік за формою, що визначається Національним агентством. Судді та працівники апарату суду - державні службовці, які припиняють діяльність, пов’язану з виконанням функцій держави, подають декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за період, не охоплений раніше поданими деклараціями. Вказані особи, у випадку припинення діяльності, пов’язаної з виконанням функцій держави, зобов’язані наступного року після припинення діяльності подавати в установленому Законом України «Про запобігання корупції» порядку декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік.

До початку роботи системи подання та оприлюднення відповідно до Закону України «Про запобігання корупції» декларацій осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, судді та працівники апарату суду-державні службовці  подають декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру в порядку, встановленому Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції». Зазначені декларації підлягають оприлюдненню в порядку, встановленому Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції».

4.19. Стосовно осіб, що претендують на зайняття посад в апараті суду, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища, а також посад з підвищеним корупційним ризиком, перелік яких затверджується Національним агентством з питань запобігання корупції, проводиться спеціальна перевірка, у тому числі щодо відомостей, поданих особисто у порядку, визначеному Законом України «Про запобігання корупції». Організація проведення спеціальної перевірки покладається на керівника апарату суду, крім випадків, установлених законом. Для забезпечення організації проведення спеціальної перевірки керівник апарату суду  може визначити відповідальну посадову особу.

Особливості організації проведення спеціальної перевірки щодо кандидатів на посаду судді визначаються Законом України «Про судоустрій і статус суддів».

4.20. Кожен працівник апарату суду зобов'язаний дотримуватися Загальних правил поведінки державного службовця, затверджених наказом Головного управління державної служби України від 04.08.2010  № 214, зареєстрованим  в  Міністерстві  юстиції   України  11.11.2010  за  № 1089/18384, Правил поведінки працівника суду, затверджених Рішенням Ради Суддів України № 33 від 06.02.2009 року, а кожен суддя дотримується Кодексу суддівської етики.     При прийнятті на державну службу державний службовець знайомиться з вказаними Правилами, про що робиться письмове засвідчення в його особовій справі.

4.21. Присвоєння рангів державним службовцям апарату  суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» та Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України.

4.22. В апараті  суду формується кадровий резерв державних службовців на заміщення посад, а також проводиться стажування осіб, яких зараховано до кадрового резерву.   До кадрового резерву зараховуються професійно підготовлені працівники апарату  суду, які успішно справляються з виконанням службових обов’язків, виявляють ініціативу, володіють навичками роботи на комп’ютері, мають організаторські здібності, необхідні для виконання посадових обов’язків.

4.23. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається заступником керівника апарату суду в грудні місяці. У разі  необхідності  до  списку  протягом року можуть бути внесені зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.   Кадровий резерв формується відповідно до Положення про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України.

4.24. З метою підвищення ефективності діяльності державних службовців апарату  суду та відповідальності за доручену справу відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України,  один раз на три роки в апараті  суду проводиться атестація державних службовців.

4.25. Під час атестації оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні службових обов’язків, визначених у посадових інструкціях, Положеннях, наказах та розпорядженнях керівництва суду.

4.26. У період між атестаціями з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців в апараті суду щороку у січні-лютому проводиться оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов’язків за попередній рік роботи.

4.27.  Результати атестації та щорічної оцінки беруться до уваги керівником апарату  суду під час розгляду питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, установлення передбачених законодавством грошової винагороди, надбавок, премій або змін їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формуванні кадрового резерву та інших питань проходження державної служби в апараті  суду.

4.28.  Для підвищення кваліфікаційного рівня працівників апарату  суду та суддів організовуються та проводяться семінарські навчання і навчання з підвищення кваліфікації.

4.29.       Основними видами підвищення кваліфікації є:

-         навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації  державних службовців (системне підвищення кваліфікації), що проводяться регіональним відділенням Національної школи суддів України;

-         систематичне самостійне навчання (самоосвіта);

-         тематичні постійно діючі семінари;

-         тематичні короткотермінові семінари.

4.30.  Системне підвищення фахової кваліфікації суддів та працівників апарату здійснює Національна школа суддів України та її регіональне відділення на підставі графіку погодженого з територіальним управлінням Державної судової адміністрації. Судді зобов’язані проходити підготовку для підтримання кваліфікації в Національній школі суддів України. Суддя, призначений на посаду судді вперше, проходить підготовку для підтримання кваліфікації щорічно. Час такої підготовки не може бути меншим 30 академічних годин на рік.

Суддя, який обіймає посаду судді безстроково, проходить підготовку для підтримання кваліфікації не рідше одного разу на три роки. Час такої підготовки не може бути меншим 40 академічних годин упродовж кожних трьох років перебування на посаді судді.

4.31.  Порядок надання відпусток суддям та працівникам апарату  суду регламентується Кодексом законів про працю України, Законами України «Про відпустки», «Про судоустрій і статус суддів» та «Про державну службу».

4.32.  Черговість надання відпусток визначається відповідним графіком, який затверджується головою  суду на кожен календарний рік не пізніше 15 січня та доводиться до відома всіх працівників апарату, один екземпляр графіка подається до територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області.

4.33.   За рішенням голови  суду (щодо суддів) чи керівника апарату  суду (щодо працівників апарату), у разі службової необхідності судді, державні службовці і службовці апарату  суду можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки, про що видається відповідний наказ.

4.34.   Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює заступник керівника апарату суду.

4.35. Оформлення службових відряджень для суддів та працівників апарату  суду здійснюються на підставі відповідного наказу. Підставою для підготовки наказу  про службове відрядження є лист з інформацією про відрядження та позитивною резолюцією голови  суду чи керівника апарату  суду.

4.36.    В наказі про відрядження зазначається назва населеного пункту, найменування підприємства, установи, організації, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження.

4.37.    На підставі наказу про відрядження, відповідальною особою  з кадрової роботи  суду, видається посвідчення про відрядження яке реєструються в журналі реєстрації посвідчень про відрядження.

4.38. Посадові обов'язки працівників апарату суду та функціональний розподіл обов'язків працівників апарату суду визначаються на підставі Закону України  «Про судоустрій і статус суддів»  відповідними наказами та розпорядженнями керівника апарату суду, а з питань, віднесених до повноважень голови суду  - наказами та розпорядженнями голови суду та закріплюються в посадових інструкціях. Посадові інструкції працівників апарату суду визначають коло професійних вимог, прав, обов'язків та відповідальності за їх невиконання. Посадові інструкції складаються на кожну з посад працівників апарату суду, передбачених штатним розписом суду, та затверджуються наказом керівника апарату суду. За невиконання, неналежне виконання  посадових обов'язків, чи недбале до них ставлення, працівники апарату суду несуть персональну відповідальність, визначену законодавством.  

4.38. Умови оплати праці, матеріально-побутового, медичного, санаторно-курортного і транспортного забезпечення працівників апарату суду визначаються на засадах, встановлених для відповідної категорії працівників апаратів центральних та місцевих органів виконавчої влади. Умови оплати праці державних службовців, розміри їх посадових окладів,  надбавок,  доплат  і  матеріальної допомоги визначаються Кабінетом Міністрів України. За особливі    трудові заслуги працівники апарату суду - державні службовці представляються до державних нагород та присвоєння почесних звань в порядку, визначеному відповідними Положеннями, затвердженими Державною судовою адміністрацією України та ТУ ДСА України в Дніпропетровській області.

 

 

5. Організація роботи з документами

 

5.1. Загальні положення

 

5.1.1. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює його голова.

Організацію діловодства в суді забезпечує керівник апарату суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки.

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Дніпропетровській області.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

         5.1.2. Робота з документами здійснюється на підставі вимог: єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), державних стандартів, організаційно-розпорядчої документації, Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173 та погодженої листом  Вищого спеціалізованого суду  України з розгляду цивільних кримінальних справ 17 грудня 2013 року № 11-2038/0/4-13 (далі - Інструкція з діловодства у місцевих загальних судах) та Положення про автоматизовану систему документообігу, затвердженого рішенням Ради суддів України 26.11.2010 N 30 (у редакції рішення Ради суддів України  від 02.04. 2015 року № 25) та інструкціями до комп'ютерної програми «Д-3».

5.1.3. Контроль за ефективністю діяльності апарату суду здійснюється головою  суду.

5.1.4. Відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства в суді покладається на керівника апарату суду, а в разі його відсутності – на заступника керівника апарату суду,  або особу, яка виконує його обов’язки.

  5.1.5. Відповідальність за загальний стан роботи з документами в суді покладається на старшого секретаря суду під контролем голови суду. Відповідальність за функціонування автоматизованої системи (далі – АСДС) в суді несе керівник апарату суду.

5.1.6. Діловодство в суді ведеться державною мовою. Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадовій особі. У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

 

 

5.2.  Документація розпорядчої діяльності

 

 

5.2.1.              Районний  суд здійснює функції та повноваження в межах своєї компетенції, визначеної Законом «Про судоустрій і статус суддів».

5.2.2.              Розпорядча діяльність суду здійснюється шляхом виданням головою суду та керівником апарату суду наказів та розпоряджень, які обов'язкові для виконання усіма працівниками суду.

5.2.3.              Проекти наказів і розпоряджень голови суду та керівника апарату суду розробляє заступник керівника апарату суду, який є відповідальним за ведення кадрового діловодства в суді.

5.2.4.              Контроль за виконанням наказу покладається на того хто його видає, або на іншого працівника суду, про що зазначається в останньому пункті документа.

5.2.5.              Наказ або інший розпорядчий документ набуває чинності з дня його підписання, якщо інше не встановлено самим документом.

 

5.3. Організація діловодства з секретними документами та із документами з грифом «для службового користування»

 

 

5.3.1. Організація діловодства з секретними документами визначається окремими нормативно-правовими актами і покладається на працівника апарату, спеціально призначеного наказом голови суду, який відповідає за режимно-секретну роботу.

5.3.2. Робота із документами з грифом «для службового користування» покладається на відповідального працівника апарату суду, який має право працювати з документами з грифом «для службового користування», та здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р.  № 1893,  вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах та вимог локальних актів, що визначають порядок роботи з   документами з грифом «для службового користування».

 

5.4.  Організація контролю за виконанням документів

 

5.4.1. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються і передаються голові та керівнику апарату суду в день надходження двічі на день.  Документи з позначкою «Терміново» передаються протягом години.

5.4.2. Реєстрація процесуальних та непроцесуальних документів здійснюється шляхом внесення до АСДС інформації та даних, передбачених  Положенням про АСДС та іншими нормативно-правовими актами. У разі реєстрації непроцесуальних документів до АСДС вносяться дані про термін виконання, якщо такий установлено документом або законодавством.

Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.

Після попереднього розгляду документа головою суду, чи керівником апарату і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції.

5.4.3. Передача документа від одного виконавця до іншого передаються тільки за резолюцією голови суду, або керівника апарату, якими здійснювалися розгляд документа виключно через канцелярію суду із внесенням до АСДС відповідної відмітки.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то оригінал документа, що підлягає виконанню, передається відповідальному за виконання, а співвиконавці отримують копію документа в паперовій або електронній формі через АСДС.

5.4.4. Відповідь на виконаний документ підписується головою суду, чи  керівником апарату, в залежності від того, хто з них накладав резолюцію, або особою, яка на той час виконувала обов'язки голови, чи керівника апарату суду. Відповідь у необхідній кількості примірників передається до канцелярії суду для відправлення адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, у якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.

Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді також може бути підписаний головою суду, керівником апарату.

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо головою суду, керівником апарату не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної керівником суду відповіді.

5.4.5. Відповідальність за організацію і загальний стан контролю за виконанням документів покладається на голову суду, керівника апарату суду  в залежності від того, кому його адресовано.

5.4.6. Відповідальність за своєчасне виконання документів за змістом і термінами нарівні з головою суду та керівником апарату суду несуть виконавці.

5.4.7. Своєчасне доведення документів до виконавців забезпечує канцелярія суду в особі старшого секретаря суду.

5.4.8. Вхідні та вихідні документи виконуються у строки, вказані у самих документах.

5.4.9. Якщо строки не визначені самим документом, вони встановлюються головою суду згідно вимог чинного законодавства.

5.4.10. Термінові документи, у яких не вказані строки виконання, за резолюцією голови суду або керівника апарату суду виконуються в той же день, а в крайніх випадках на наступний день.

5.4.11. Усі інші документи, в яких не вказані строки виконання, за резолюцією голови суду або керівника апарату суду виконуються у десятиденний строк.    

5.4.12. У випадках незгоди голови або керівника апарату суду з проектом відповіді документа, проект разом з документом повертається виконавцеві для доопрацювання з зауваженнями.

 

5.5. Організація роботи з вхідними документами

 

5.5.1. Всю кореспонденцію, що надходить на адресу районного суду, одержує канцелярія суду в особі старшого секретаря  суду.

Іншим працівникам суду забороняється приймати будь-яку кореспонденцію, адресовану суду в цілому або посадовим особам суду. Прийом документів, заяв та позовних заяв канцелярією суду здійснюється протягом усього робочого дня.

5.5.2. Ведення вхідної пошти в районному суді здійснюється в АСДС за допомогою засобів комп'ютерної програми «Д-3» старшим секретарем суду.

5.5.3. Функціональні обов'язки по заведенню карток на справи в АСДС, а також автоматичного та повторного розподілу судових справ покладається на старшого секретаря суду, а по  справах про адміністративні правопорушення - на консультанта суду.

5.5.4. Порядок роботи з електронною поштою визначається Інструкцією про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 25.12.2007 № 141.

5.5.5. До реєстраційної картки документа, що надійшов електронною поштою, приєднується документ. Також до реєстраційної картки  може додаватися сканований варіант документа. Якщо після отримання документа електронною поштою, факсимільним зв'язком, до суду надходить й документ на паперовому носії, останній передається за призначенням. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання електронного повідомлення (факсограми). Внесення наступної інформації про рух документа до АСДС здійснюється користувачами АСДС відповідно до їхніх посадових обов'язків.

 

6. Порядок роботи із  зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію, організація прийому громадян

 

6.1. Звернення громадян, що не підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства України, розглядаються в порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян», а після реєстрації в АСДС діловодство за ними ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р № 348.

6.2. Порядок роботи у суді із запитами на отримання публічної інформації здійснюється відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Положення про забезпечення доступу до публічної інформації у суді та внутрішньо-організаційних документів суду.

6.3. З метою реалізації положень Закону України «Про звернення громадян» та інших законів, указів Президента України, актів Кабінету Міністрів України, рішень з’їзду суддів України, Ради суддів України з питань реалізації громадянами конституційного права на звернення керівництвом суду здійснюється особистий прийом громадян.

6.4. Прийом громадян у суді здійснюється головою суду, керівником апарату суду, його заступником та працівниками апарату суду у порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян», у визначені дні та години згідно із графіком, що затверджується головою суду, вказаний графік розміщується на видному місці на дошці оголошень суду та публікується на веб-сторінці суду.

6.5. Прийом громадян проводиться за місцезнаходженням суду. Вхід громадян вільний, без оформлення перепусток. Посадова  особа, що приймає,  під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз’яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

6.6. Якщо вирішити порушене в усному зверненні громадянина питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається у тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянинові, на його бажання, надається усна або письмова відповідь відповідними посадовими особами суду. Якщо розв’язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції суду, посадова особа пояснює громадянинові, до якого органу державної влади або органу місцевого самоврядування, підприємства, організації чи установи доцільно звернутися, і по можливості сприяє в цьому (дає адресу, номер телефону тощо).

6.7. Облік прийому громадян головою суду здійснюється працівником апарату суду, призначеним наказом голови суду відповідальним за даний напрямок роботи у відповідному журналі обліку особистого прийому громадян головою суду, контроль за дотриманням термінів розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюється головою або керівником апарату суду.

6.8. Письмові звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому, передаються працівникові апарату, відповідальному за реєстрацію звернень громадян для їх реєстрації відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348.

 

7.   Порядок зберігання і використання печаток,  штампів і бланків суду

 

7.1. Зберігання і використання печаток, штампів і бланків суду забезпечує старший секретар суду, у випадку звільнення, або тимчасової відсутності в зв'язку з відпусткою, хворобою, тощо старшого секретаря, печатки, штампи і бланки  суду передаються на збереження працівнику, на якого покладаються наказом керівника апарату суду обов'язки старшого секретаря під підпис у журналі обліку печаток і штампів суду .

7.2. Усі види печаток та штампів суду, а також  бланки документів із проставленими на нижньому полі зворотного боку порядковими номерами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки підлягають обов'язковому обліку. Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду, бланків документів – у журналі обліку бланків суду  окремо за їх видами.

Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.

7.3. Печатки і штампи зберігаються у сейфі або металевій шафі. Дозволяється зберігати бланки у шафі, що надійно замикається та опечатується. Забороняється  передавати стороннім особам печатки, штампи і бланки суду.

7.4. Відбитком гербової печатки суду засвідчуються:

- копії судових рішень, постановлених судом;

- акти виконання робіт;

- відгуки  на дисертації, що направляються до Департаменту атестації кадрів Міністерства освіти і науки України, та на автореферати дисертацій;

- договори про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, договори підряду, оренди приміщень, про виконання робіт тощо;

- подання та клопотання про нагородження;

- титульні списки;

- урядові телеграми;

- акти звірки розрахунків;

- журнали реєстрації довіреностей;

- листи щодо фінансових операцій (гарантійні, узгоджувальні тощо);

- розрахунки вихідної допомоги суддям;

- документи, що застосовуються у процесі виконання бюджету;

- інші документи, на яких наявність відбитку гербової печатки суду передбачена нормативно-правовими актами.

7.5. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці з позначкою "МП".

           7.6.  Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом  з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

Акт складається у двох примірниках, один з яких зберігається у канцелярії суду, другий – у керівника апарату суду.

7.7. Журнал обліку використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду включається до номенклатури справ суду. Даний журнал прошивається, нумерується, підписується головою суду та опечатується. У журналі повинні міститись відбитки всіх печаток і штампів, що використовуються в діяльності суду, а також підписи відповідальних працівників (осіб).

7.8. Перевірка наявності печаток і штампів, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік.

 

8. Порядок складання статистичної звітності та

аналізування роботи суду

 

8.1. Організаційне забезпечення ведення судової статистики  здійснює керівник  апарату суду.

8.2. Особи, відповідальні за ведення обліково-статистичної діяльності та складання статистичних звітів,  визначаються наказом керівника апарату суду.

8.3. У суді складаються щомісячні, піврічні та річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду цивільних, кримінальних, адміністративних справ, справ про адміністративні правопорушення.

8.4. За вказівкою вищих органів, у суді складаються й інші щоквартальні та щомісячні статистичні звіти.

8.5. Статистичні звіти складаються за формами, затвердженими наказами Державної судової адміністрації України, які зареєстровано в Міністерстві юстиції України та погодженими з Держкомстатом України.

8.6. Позапланові аналізи роботи суду виконуються за завданням вищих органів судової влади, вищестоящих судів, територіального управління Державної судової адміністрації у Дніпропетровській області, голови суду,  чи керівника апарату суду, помічниками суддів, заступником керівника апарату суду або  консультантом суду у терміни, визначені цими органами чи посадовими особами.

9. Заходи безпеки щодо збереження справ та матеріальних цінностей в суді

         9.1. Суд розміщується в двох будівлях, розташованих за адресою: смт Томаківка Томаківського району Дніпропетровської області, вул..Леніна, 26 та вул..Леніна, 28. Кожна з будівель  суду має окремий вхід з металевими дверми,  які обладнаний замками. Будівля суду, розміщена за адресою: смт.Томаківка, вул..Леніна, 28,  обладнана, окрім центрального входу також окремим входом для конвою, даний вхід має металеві двері та врізний замок.

         9.2. Всі ключі, від замків на входах до суду мають знаходитися тільки у голови суду, суддів, керівника апарату суду, заступника керівника апарату суду, які несуть персональну відповідальність за збереження, використання виданих їм ключів. Передача або дублювання виданих вказаним особам ключів іншим особам, у тому числі, іншим працівникам суду, забороняється.

         9.3. Особи, в розпорядженні яких знаходяться зазначені ключі, мають право доступу до приміщення суду в неробочий час з доведенням до відома голови суду. При цьому ці особи, перебуваючи в суді в неробочий час, несуть відповідальність за збереження справ та матеріальних цінностей суду. Перебування інших працівників суду в приміщенні суду у неробочий час без дозволу голови суду - забороняється. Перебування в суді в неробочий час сторонніх осіб - суворо забороняється.

         9.4. У разі втрати ключів, винна особа терміново замінює вхідний замок та дублює необхідну кількість ключів за власний рахунок.

9.5. Приміщення суду будівлі суду, розміщеної за адресою: смт.Томаківка, вул..Леніна, 28,  зокрема: приміщення канцелярії та архіву суду обладнані звуковою сигналізацією. Відповідальними роботу зі звуковою сигналізацією та її  належне функціонування наказом керівника апарату призначаються відповідно старший секретар суду та архіваріус суду.

 

10. Робочий час  і його використання

10.1. Томаківський районний суд  працює на умовах  п'ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями (субота та неділя).

Час початку і закінчення роботи, а також: перерви для відпочинку та харчування в суді:

-         початок роботи - 8-00 год.

-         перерва для відпочинку та харчування - 12-00 год. — 12-45 год.

-         закінчення роботи - 17-00 год.; в п п’ятницю - 15-45.

10.2. Напередодні святкового дня, якщо він не передує дню щотижневого відпочинку, тривалість роботи робітників і службовців скорочується на 1 годину.

10.3. Керівництво суду зобов'язане організувати облік явки на роботу і залишення роботи суддями та працівниками суду.

10.4.  В робочий час забороняється:

              - відволікати працівників від їх безпосередньої роботи, знімати з роботи для проведення заходів, не пов'язаних з виконанням покладених на суд завдань.

 

 

Керівник апарату  суду                                                                   О.В.Лапіна